Büroleiter / Office Manager (m/w/d)

Über das Unternehmen

Zalando ist Europas führende Online-Plattform für Mode und Lifestyle. Wir verbinden Kunden, Marken und Partner in 25 Märkten und arbeiten ständig daran, das beste Modeerlebnis zu schaffen. Wir sind ein dynamisches und innovatives Unternehmen, das Vielfalt schätzt und eine inklusive Arbeitsumgebung fördert. Unser Team in Berlin trägt maßgeblich zu unserem Erfolg bei und wir suchen Talente, die mit uns wachsen wollen.

Stellenbeschreibung

Als Büroleiter / Office Manager (m/w/d) sind Sie das Herzstück unseres Büros in Pankow. Sie sorgen für einen reibungslosen und effizienten Ablauf des Tagesgeschäfts, unterstützen unser Team in administrativen Belangen und tragen maßgeblich zu einer positiven und produktiven Arbeitsatmosphäre bei. Diese Rolle erfordert Organisationstalent, Eigeninitiative, eine ausgeprägte Serviceorientierung und ein freundliches, professionelles Auftreten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Organisation und Koordination des gesamten Bürobetriebs (Empfang, Telefonzentrale, Postverwaltung und Kurierdienste).
• Verwaltung von Büromaterialien, Equipment und Verbrauchsmaterialien, inklusive Bestellungen, Bestandsführung und Inventarisierung.
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen Events, Workshops und Meetings, inklusive Raummanagement und Catering.
• Erster Ansprechpartner für interne und externe Anfragen und Besucher.
• Sicherstellung der Sauberkeit, Ordnung und Funktionalität der Büroräume in Zusammenarbeit mit Dienstleistern.
• Koordination mit externen Dienstleistern und Lieferanten (Reinigung, Technik, Gebäudeinstandhaltung, Catering etc.).
• Verwaltung von Terminen, Reisekostenabrechnungen und Unterstützung bei weiteren administrativen Aufgaben für die Geschäftsleitung und das Team.
• Proaktives Erkennen und Implementieren von Verbesserungen für die Büroinfrastruktur und -prozesse.

Erforderliche Fähigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Hotelkaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position als Büroleiter/in oder Office Manager/in, idealerweise in einem dynamischen Umfeld.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und modernen Bürokommunikationstools.
• Strukturierte, proaktive und selbstständige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Detailgenauigkeit.
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
• Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeit, um verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu managen.

Bevorzugte Qualifikationen

• Erfahrung in einem schnelllebigen Umfeld (z.B. Start-up, E-Commerce, Technologieunternehmen).
• Kenntnisse in der Nutzung von Büro-Management-Software oder ERP-Systemen.
• Leidenschaft für Mode und Lifestyle sowie Interesse an den Unternehmenszielen von Zalando.
• Zusätzliche Sprachkenntnisse sind ein Plus.

Vorteile & Zusatzleistungen

• Ein attraktives Gehaltspaket und flexible Arbeitszeiten.
• Umfassende Mitarbeiterrabatte auf das Zalando Sortiment und Partnerangebote.
• Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Zugang zu internen Trainingsprogrammen.
• Ein dynamisches, internationales Team in einem modernen Büro in Pankow.
• Kostenlose Getränke, frisches Obst und regelmäßige Teamevents.
• Unterstützung bei Umzug und Visa-Angelegenheiten (falls zutreffend).
• Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsangebote.

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