Virtueller Assistent für Catering-Firmen – Backoffice

Über das Unternehmen

Mövenpick Catering, ein führender Anbieter von hochwertigen Catering-Dienstleistungen in der Schweiz, ist bekannt für seine exquisite Küche, seinen tadellosen Service und seine Liebe zum Detail. Wir bedienen eine Vielzahl von Veranstaltungen, von intimen Zusammenkünften bis hin zu grossen Firmenevents, und sind bestrebt, unseren Kunden unvergessliche kulinarische Erlebnisse zu bieten. Unser Team arbeitet mit Leidenschaft und Engagement, um die Erwartungen unserer Kunden stets zu übertreffen.

Stellenbeschreibung

Wir suchen einen engagierten und detailorientierten Virtuellen Assistenten (m/w/d) für unser Backoffice, um unsere Catering-Operationen zu unterstützen. Diese 100% Remote-Position ist ideal für jemanden, der organisatorische Fähigkeiten besitzt, gerne selbstständig arbeitet und eine Leidenschaft für die Unterstützung des Betriebs hinter den Kulissen eines dynamischen Gastgewerbeunternehmens hat. Sie spielen eine entscheidende Rolle bei der reibungslosen Abwicklung unserer täglichen Aufgaben und tragen massgeblich zu unserem Erfolg bei. Sie werden eng mit unserem Team zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle administrativen und organisatorischen Aufgaben effizient erledigt werden.

Hauptverantwortlichkeiten

• Verwaltung des E-Mail-Verkehrs und der Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten.
• Koordination und Planung von Terminen für Catering-Projekte und interne Besprechungen.
• Erstellung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Berichten.
• Unterstützung bei der Angebotserstellung und Nachverfolgung.
• Datenmanagement und Pflege von Kundendatenbanken.
• Reiseorganisation und Logistikunterstützung für das Management-Team.
• Rechnungsprüfung und Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen.
• Bearbeitung von Kundenanfragen und Weiterleitung an die zuständigen Abteilungen.
• Unterstützung bei Marketingaktivitäten und Social-Media-Management.
• Recherche zu Lieferanten, Preisen und Markttrends.

Erforderliche Fähigkeiten

• Ausgezeichnete Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (C2-Niveau).
• Sichere Beherrschung der MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Starke organisatorische Fähigkeiten und eine hohe Detailgenauigkeit.
• Fähigkeit, selbstständig und proaktiv zu arbeiten.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Zuverlässige Internetverbindung und eine ruhige Arbeitsumgebung.
• Nachweisbare Erfahrung im administrativen Bereich oder im Backoffice.

Bevorzugte Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in der Catering-, Event- oder Hotelleriebranche.
• Kenntnisse in einer weiteren Amtssprache der Schweiz (Französisch oder Italienisch).
• Vertrautheit mit CRM-Systemen und Projektmanagement-Tools.

Vorteile & Zusatzleistungen

• Flexible Arbeitszeiten und die Freiheit, von überall aus zu arbeiten (100% Remote).
• Ein dynamisches und unterstützendes Team.
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Schulung.
• Attraktives Gehalt und Leistungsprämien.
• Moderne Arbeitsausstattung wird gestellt.
• Beitrag zu Ihrer Altersvorsorge.
• Mitarbeiterrabatte auf Mövenpick-Produkte und -Dienstleistungen.

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