Virtuelle/r Assistenz für Studentenwerke – E-Mail Beantwortung

Über das Unternehmen

Die Universität Luzern ist die jüngste der schweizerischen Universitäten und zeichnet sich durch ihre familiäre Atmosphäre, exzellente Forschung und innovative Lehre aus. Als dynamische Institution im Herzen der Zentralschweiz engagieren wir uns für die Förderung von Wissen, kritischem Denken und interdisziplinärem Austausch. Unsere Studierendenwerke spielen eine zentrale Rolle bei der Unterstützung unserer Studierenden in allen Lebenslagen und tragen massgeblich zu einer erfolgreichen Studienzeit bei. Wir sind bestrebt, eine unterstützende und inklusive Umgebung für unsere Mitarbeitenden und Studierenden zu schaffen.

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine engagierte und zuverlässige Virtuelle Assistenz zur Unterstützung unserer Studentenwerke bei der effizienten Beantwortung von E-Mail-Anfragen. In dieser Rolle sind Sie die erste Anlaufstelle für Studierende und stellen sicher, dass alle Anliegen zeitnah, präzise und serviceorientiert bearbeitet werden. Sie arbeiten eigenverantwortlich im Homeoffice und tragen massgeblich zur Entlastung unserer Teams und zur Zufriedenheit unserer Studierenden bei. Diese Position ist 100% remote und bietet Ihnen die Flexibilität, von überall in der Schweiz aus zu arbeiten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Professionelle und zeitnahe Beantwortung von E-Mails im Namen der Studentenwerke.
• Effiziente Verwaltung und Organisation des E-Mail-Posteingangs und -ausgangs.
• Vorbereitung und Versand von standardisierten Antworten und Informationsmaterialien.
• Klare und freundliche Kommunikation mit Studierenden, Dozierenden und internen Abteilungen.
• Sorgfältige Dokumentation von Anfragen, Korrespondenzen und deren Bearbeitungsstatus in unserem System.
• Erkennen von komplexeren Anfragen und Weiterleitung an die entsprechenden Fachbereiche.

Erforderliche Fähigkeiten

• Hervorragende schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Schweizer Hochdeutsch.
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit gängigen E-Mail-Management-Systemen (z.B. Outlook, Gmail).
• Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Hohes Mass an Eigenverantwortung, Proaktivität und Diskretion.
• Grundlegendes Verständnis für studentische Anliegen und die Strukturen von Hochschulverwaltungen.
• Zuverlässiger Internetzugang und ein adäquater Homeoffice-Arbeitsplatz.

Bevorzugte Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung in der Verwaltungsassistenz, im Kundenservice oder in einer ähnlichen Support-Funktion.
• Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen oder Ticketsystemen ist ein Plus.
• Fliessende Englischkenntnisse (schriftlich) von Vorteil.
• Kenntnisse des Schweizer Bildungssystems und der spezifischen Bedürfnisse von Studierenden.

Vorteile & Zusatzleistungen

• Flexible Arbeitszeiten und die Freiheit des 100% Remote-Arbeitens.
• Möglichkeit zur Gestaltung Ihrer Work-Life-Balance.
• Umfassende Einarbeitung und professionelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten.
• Bereitstellung moderner Arbeitsausstattung (Laptop, Software).
• Teil eines unterstützenden und dynamischen Teams der Universität Luzern.
• Die Möglichkeit, einen wichtigen Beitrag zur Studierendenbetreuung zu leisten.

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